Privacy Policy / Politique de confidentialité

QOTU is based in France. This policy explains how we handle personal data under the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and French data protection law, together with any additional requirements applicable to our activities.

Who looks after your data?

The data controller for this website is Nurguiana GAVRILEVA EI, a sole trader registered in France under SIREN 941 211 393 (SIRET 941 211 393 00025), operating this website under the name QOTU.

Registered business address: 5 rue Charles de Gaulle, 6ème étage, 94140 Alfortville, France.

For privacy enquiries, requests concerning your data or reports of suspected security incidents, contact contact@qotu.fr.

What information do we use?

When you contact us, we process the information you provide, which may include your name, email address, company, professional role, telephone number, message and subsequent correspondence. Required fields are identified in the form; without them, we may be unable to respond. Other information is optional.

Our website infrastructure also processes technical information needed for operation and security, such as IP addresses, request timestamps, requested pages, browser information and diagnostic logs. Please do not send passwords, identity documents, sensitive personal data or confidential third-party information through the contact form.

Why do we use your information?

We use your information to respond to enquiries, discuss potential services and manage professional relationships. This processing is based on our legitimate interests under Article 6(1)(f) GDPR. Where you ask us to take steps towards entering into a contract with you personally, processing is based on Article 6(1)(b).

Technical information is processed on the basis of our legitimate interest in maintaining a reliable and secure website. Where necessary, we also process information to meet legal obligations under Article 6(1)(c), or to establish, exercise or defend legal claims under Article 6(1)(f).

Sending an enquiry does not subscribe you to a newsletter.

Who can access your information?

Access is limited to authorised persons and providers who need the information to handle your enquiry or support hosting, business communications and administration. Providers acting on our behalf are subject to appropriate contractual confidentiality, security and data protection obligations.

Relevant information may also be disclosed to professional advisers or competent authorities where necessary and lawful. We do not sell your personal data.

Where is your information hosted?

The website and its PostgreSQL database are hosted by Scalingo SAS, using 3DS OUTSCALE infrastructure in the osc-fr1 region in France. Scalingo identifies the hosting locations as Paris-Pantin and Magny-les-Hameaux. Database and log backups for this region are also stored in France. Scalingo acts as our processor under a Data Processing Agreement forming part of our hosting contract.

This hosting location does not determine the location of separate communications or administration services. Where a transfer outside the European Economic Area takes place, it must be covered by an applicable adequacy decision or appropriate safeguards, such as the European Commission’s Standard Contractual Clauses, supplemented where necessary. You may contact us for information about the safeguards relevant to your data.

How long do we keep your information?

Enquiries are retained while being handled and for up to 12 months after the last substantive exchange, then deleted or anonymised unless further retention is necessary for a client relationship, a legal obligation or a specific legal claim. Where an enquiry becomes a client relationship, the relevant client records follow the applicable contractual and legal retention requirements.

Technical records are retained for the period needed for operation, troubleshooting and security, depending on the type of record and infrastructure settings. Scalingo’s Data Processing Agreement specifies 12 months for records tracing operations involving personal data; this does not mean that every website log is retained for that period.

Deleted information may remain temporarily in restricted backups until those copies expire or are removed under the applicable backup policy. Applicable deletions must be reapplied following restoration.

How do we protect your information?

We use technical and organisational measures proportionate to the data and associated risks. These include restricted administrative access, multi-factor authentication, encryption of administrative devices and the security measures provided by our hosting provider for managed database storage and backups. No online service can guarantee absolute security.

What about cookies?

Strictly necessary cookies or similar technologies may operate without consent where permitted by law. Optional technologies requiring consent must remain inactive until you agree. Where offered, their purposes, providers, duration and options for withdrawing consent are explained in the accompanying notice. Blocking necessary cookies through your browser may affect website functionality.

What rights do you have?

Subject to applicable law, you may request access to your personal data, correction, deletion, restriction of processing or a portable copy. You may object to processing based on legitimate interests on grounds relating to your particular situation, and to direct marketing at any time. Where processing relies on consent, you may withdraw it without affecting the lawfulness of earlier processing. French law also allows you to give instructions concerning your personal data after death.

To exercise your rights, email contact@qotu.fr or write to the business address above. We may request additional information where reasonably necessary to verify your identity. We respond without undue delay and normally within one month. If a legally permitted extension is necessary, we will explain it within that initial month.

You may lodge a complaint with the Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) at cnil.fr, or another competent supervisory authority.

Visitors from other countries

You are welcome to contact us wherever you live. Depending on your place of residence and the laws applicable to QOTU, you may have additional privacy rights.

If you reside in the United States, please include your state of residence when submitting an enquiry or privacy request so we can identify relevant local requirements. Your full home address is not needed. Omitting this information from your initial enquiry does not waive or remove any rights available to you.

Where applicable, US state privacy laws, including the California Consumer Privacy Act as amended by the California Privacy Rights Act, may provide rights to access, correct or delete personal information, obtain a portable copy, or opt out of certain processing, sales or sharing. Depending on the applicable law, additional rights may concern sensitive information, authorised agents or appeals against decisions on privacy requests.

Contact contact@qotu.fr to submit a request. We will assess it under the applicable law and explain relevant verification requirements, response periods and review or appeal options. We will not discriminate against you for exercising legally protected rights. This policy does not limit any mandatory protections available under applicable local law.

Changes to this policy

A transition to a French company is planned from 1 January 2027, subject to incorporation and the effective transfer of activities. Until that transition takes effect, Nurguiana GAVRILEVA EI remains the data controller.

We will update this policy and the website’s legal notice when the operator or processing arrangements change, and provide additional information where legally required. The date above identifies the latest revision.

QOTU est établi en France. Cette politique explique comment nous traitons les données personnelles conformément au règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD) et au droit français, ainsi qu’aux exigences supplémentaires applicables à nos activités.

Qui s’occupe de vos données ?

Le responsable du traitement des données personnelles de ce site est Nurguiana GAVRILEVA EI, entrepreneur individuel immatriculé en France sous le numéro SIREN 941 211 393 (SIRET 941 211 393 00025), exploitant ce site sous le nom QOTU.

Adresse professionnelle : 5 rue Charles de Gaulle, 6ème étage, 94140 Alfortville, France.

Pour toute question relative à la confidentialité, demande concernant vos données ou signalement d’un incident de sécurité présumé, contactez contact@qotu.fr.

Quelles informations utilisons-nous ?

Lorsque vous nous contactez, nous traitons les informations que vous fournissez, qui peuvent comprendre votre nom, votre adresse électronique, votre entreprise, votre fonction, votre numéro de téléphone, votre message et les échanges ultérieurs. Les champs obligatoires sont indiqués dans le formulaire ; sans ces informations, nous pouvons être dans l’impossibilité de répondre. Les autres informations sont facultatives.

L’infrastructure du site traite également des informations techniques nécessaires à son fonctionnement et à sa sécurité, notamment les adresses IP, les horodatages des requêtes, les pages demandées, les informations du navigateur et les journaux de diagnostic. Merci de ne pas transmettre de mots de passe, de pièces d’identité, de données personnelles sensibles ou d’informations confidentielles appartenant à des tiers via le formulaire de contact.

Pourquoi utilisons-nous vos informations ?

Nous utilisons vos informations pour répondre aux demandes, discuter de prestations éventuelles et gérer nos relations professionnelles. Ce traitement repose sur nos intérêts légitimes, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f du RGPD. Lorsque vous nous demandez des démarches en vue de conclure un contrat avec vous personnellement, le traitement repose sur l’article 6, paragraphe 1, point b.

Les informations techniques sont traitées sur le fondement de notre intérêt légitime à maintenir un site fiable et sécurisé. Si nécessaire, nous traitons également des informations pour respecter nos obligations légales, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point c, ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f.

L’envoi d’une demande ne vous inscrit pas à une lettre d’information.

Qui peut accéder à vos informations ?

L’accès est limité aux personnes habilitées et aux prestataires ayant besoin des informations pour traiter votre demande ou assurer l’hébergement, les communications professionnelles et l’administration. Les prestataires agissant pour notre compte sont soumis à des obligations contractuelles appropriées de confidentialité, de sécurité et de protection des données.

Les informations pertinentes peuvent également être communiquées aux conseils professionnels ou aux autorités compétentes lorsque cela est nécessaire et licite. Nous ne vendons pas vos données personnelles.

Où vos informations sont-elles hébergées ?

Le site et sa base de données PostgreSQL sont hébergés par Scalingo SAS, sur l’infrastructure de 3DS OUTSCALE, dans la région osc-fr1 en France. Scalingo indique que les sites d’hébergement se trouvent à Paris-Pantin et à Magny-les-Hameaux. Les sauvegardes des bases de données et des journaux de cette région sont également stockées en France. Scalingo agit comme sous-traitant dans le cadre d’un accord de traitement des données faisant partie de notre contrat d’hébergement.

Cette localisation ne détermine pas celle des services distincts de communication ou d’administration. Lorsqu’un transfert hors de l’Espace économique européen intervient, il doit être encadré par une décision d’adéquation applicable ou des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées si nécessaire. Vous pouvez nous contacter pour obtenir des informations sur les garanties concernant vos données.

Combien de temps conservons-nous vos informations ?

Les demandes sont conservées pendant leur traitement, puis jusqu’à 12 mois après le dernier échange substantiel, avant d’être supprimées ou anonymisées, sauf si une conservation supplémentaire est nécessaire pour une relation client, une obligation légale ou une action en justice déterminée. Lorsqu’une demande aboutit à une relation client, les dossiers concernés suivent les exigences contractuelles et légales de conservation applicables.

Les journaux techniques sont conservés pendant la durée nécessaire à l’exploitation, au diagnostic et à la sécurité, selon leur nature et les paramètres de l’infrastructure. L’accord de traitement des données de Scalingo prévoit 12 mois pour les journaux de traçabilité des opérations portant sur les données personnelles ; cela ne signifie pas que tous les journaux du site sont conservés pendant cette durée.

Les informations supprimées peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes à accès restreint jusqu’à leur expiration ou suppression selon la politique applicable. Les suppressions applicables doivent être réappliquées après restauration.

Comment protégeons-nous vos informations ?

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux données et aux risques associés. Elles comprennent la restriction des accès administratifs, l’authentification multifacteur, le chiffrement des appareils d’administration et les mesures de sécurité fournies par notre hébergeur pour le stockage des bases de données gérées et les sauvegardes. Aucun service en ligne ne peut garantir une sécurité absolue.

Qu’en est-il des cookies ?

Les cookies ou technologies similaires strictement nécessaires peuvent fonctionner sans consentement lorsque la loi le permet. Les technologies facultatives nécessitant un consentement doivent rester inactives jusqu’à votre accord. Lorsqu’elles sont proposées, leurs finalités, fournisseurs, durées et modalités de retrait du consentement sont précisés dans les informations associées. Le blocage des cookies nécessaires dans votre navigateur peut affecter le fonctionnement du site.

Quels sont vos droits ?

Dans les conditions légales applicables, vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement ou une copie portable. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière, et à la prospection directe à tout moment. Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer sans remettre en cause la licéité du traitement effectué auparavant. Le droit français permet également de définir des directives concernant vos données personnelles après votre décès.

Pour exercer vos droits, écrivez à contact@qotu.fr ou à l’adresse professionnelle ci-dessus. Nous pouvons demander des informations supplémentaires lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour vérifier votre identité. Nous répondons dans les meilleurs délais et normalement sous un mois. Si une prolongation légalement autorisée est nécessaire, nous vous en informerons pendant ce premier mois.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sur cnil.fr, ou d’une autre autorité de contrôle compétente.

Visiteurs résidant dans d’autres pays

Vous pouvez nous contacter quel que soit votre lieu de résidence. Selon celui-ci et les lois applicables à QOTU, vous pouvez bénéficier de droits supplémentaires.

Si vous résidez aux États-Unis, merci d’indiquer votre État de résidence lors de l’envoi d’une demande de contact ou d’exercice de vos droits afin de nous permettre d’identifier les exigences locales pertinentes. Votre adresse personnelle complète n’est pas nécessaire. L’absence de cette information dans votre premier message ne constitue pas une renonciation à vos droits et ne vous prive d’aucun droit applicable.

Lorsqu’elles s’appliquent, les lois des États américains relatives à la protection des données, notamment le California Consumer Privacy Act modifié par le California Privacy Rights Act, peuvent prévoir des droits d’accès, de rectification, de suppression, d’obtention d’une copie portable ou d’opposition à certains traitements, ventes ou partages. Selon la loi applicable, des droits supplémentaires peuvent concerner les données sensibles, les mandataires autorisés ou les recours contre les décisions relatives aux demandes.

Contactez contact@qotu.fr pour présenter une demande. Nous l’examinerons selon la loi applicable et préciserons les exigences de vérification, les délais de réponse et les possibilités de réexamen ou de recours pertinents. L’exercice de droits légalement protégés ne donnera lieu à aucun traitement discriminatoire. Cette politique ne limite aucune protection impérative prévue par le droit local applicable.

Modifications de cette politique

Une transition vers une société française est prévue à compter du 1er janvier 2027, sous réserve de son immatriculation et du transfert effectif des activités. Jusqu’à cette transition, Nurguiana GAVRILEVA EI reste responsable du traitement.

Cette politique et les mentions légales du site seront actualisées en cas de changement d’exploitant ou des modalités de traitement, avec une information complémentaire lorsque la loi l’exige. La date ci-dessus indique la dernière révision.